Projektledning med hjärtat skapar vassa möten och event
Jag har ofta fått höra när jag har projektlett möten och events, oberoende av storlek, att det varit minnesvärda tillställningar deltagarna varit på. Jag har mött talare som föreläst på events världen över som jag fått återkopplat av att det inte tidigare varit på ett så välarrangerat event som ”mitt”.
Jag är inte ute efter att sätta näsan i vädret för det, jag vill i stället förmedla lite tankar kring mitt arbetssätt och som jag tror bidragit till events som människor minns. Inte bara imorgon utan även om några år. Så häng med!
Vilken roll som projektledare har du?
Att projektleda är lika med att ha många bollar i luften. Du ska inte bara hålla ordning på själva projektet, utan du ska även få flera olika personer att arbeta tillsammans i en grupp. Medarbetare som sitter på sina ordinarie arbetsroller och har detta projekt som en ”hobby”. För när det kommer till att arbeta som projektledare för möten och events ute på företag, där även din egen ordinarie arbetsroll inte är att göra events hela dagarna, behöver du fördela din tid väl för att lyckas ro eventet i hamn. Samtidigt är det en tillgång att vara en del av företaget, att känna till tonalitet, värderingar och hur målgruppen som ska bjudas in fungerar. Arbetar du på en byrå behöver du ha en bra projektledare/kontaktperson inne på företaget du ska arbeta med för att både du och kunden ska få ut det mesta av samarbetet.
Jag har haft roller på alla sidor, inne på företaget utan hjälp av extern event byrå, inne på företaget och hjälp/samarbete från extern byrå, samt nu som projektledare på en event byrå och arbetar mot kunder som behöver vår hjälp. Projektgruppens konstellation och samarbete är avgörande för utgången av eventet, och det är du som projektledare som behöver leda väg genom tydlighet.
Tydlighet i form av vad intention och målsättning är, vilka som ska blandas in och när (det blir spännande (inte) när hela kontoret vill vara med och bolla idéer), i vilka skeden allt ska göras och av vem/vilka, avstämningsmöten med ledningen, underlag som sammanfattar och ger en god överblick var i processen ni är och vad som är kvar att göra (om du exempelvis skulle bli sjuk),
Oavsett vilken roll jag haft eller har, är det alltid med hjärtat jag har projektlett alla möten och events. Ska du göra minnesvärda upplevelser, behöver du ha full koll på vad ditt företag eller kunden har för intention med tillställningen. Du behöver säkerställa att det finns en röd tråd med från början till slut, och när alla stora bitar är på plats – så kommer detaljerna spela sin roll. Detaljerna som gör skillnad. Skillnad som inte alltid är uppenbar för deltagaren, men som du vet kan vara skillnaden mellan att eventet minns eller glöms bort.
Vad vill deltagarna och vad vill ni?
Jag har alltid lagt vikt vid hur jag tänker att deltagarna vill känna sig under eventet, vilka tillstånd vill vi sätta dem i och hur gör vi det. Vad är värdet för dem att vara där och vad ska de ta med sig därifrån? Och vad vill DE ha ut av eventet? Det är som att jobba som PT. Kunden du har framför dig har ett önskemål om vad de vill med att anlita dig, du kan också genom tester (och med din profession) se vad de behöver. Du behöver alltså hitta en bra kombination av det de önskar (förväntan när de anmäler sig) och det de behöver (vad du/ni vill bidra med/att de ska ta med sig).
Se alla
För mig är det väldigt viktigt att se alla extern personal som bidrar till att göra eventet möjligt. Jag uppskattar dem, jag ser dem och bekräftar dem. Det är lätt att glömma bort serveringspersonal, scenbyggare m. fl. när du ska försöka rodda ihop helheten. Jag lever efter den sanningen att du får vad du ger, och det ska vara genuint.
Ex. För två år sedan projektledde jag ett stort två dagars event för ca 500 personer där hela helgen avslutades med en stor bankett. Några timmar innan banketten startade samlade jag all kökspersonal och tackade dem för att de var där (även om de får betalt så är inte lönen allt), önskade dem lycka till och var tydlig med att skulle några gäster vara otrevliga under kvällen så kunde de ta det med mig direkt.
Vad tycker jag är viktigt i rollen som projektledare?
Jag går alltid igenom flödet för själva eventdagen ett antal gånger längs resan, försöker se fallgropar och utrymmen för det där lilla extra. Gör en riskanalys och bollar den gärna med andra i projektgruppen. Saker kan hända när det är ”show time”, är du förberedd och medveten på var i flödet det kan hända oförutsedda saker, då ligger du också steget före när det kommer till att lösa ”problemet” om det uppstår med plan B, C eller D. En bra egenskap är att ha lite ”is i magen”, det fungerar sällan bra att tappa greppet om problem uppstår. Dina kollegor förväntar sig att du löser det eller talar om vad de ska göra/hjälpa till med. Så ett poker face är inte helt dumt heller ;). Även om det är storm på insidan så försök behålla lugnet utåt och gå undan om du behöver avreagera dig.
För mig är projektledarerollen en kombination av att kunna vara tydlig och flexibel. Du har mandat att sätta vilka ramar som är förhandlingsbara och vilka som inte är det. De som är med i projektgruppen kan ha dolda intentioner som de gärna vill smyga in i upplägget, då gäller det att du håller i den röda tråden och står kvar i vad som gäller. Sedan finns det ofta mer eller mindre utrymme för att vara flexibel på innehållet. Var ödmjuk och se det inte som att du är den enda som kan komma med bra idéer. Så backa ut ibland och se om du tar beslut utifrån dina personliga värderingar istället för företagets bästa. Detta gäller ju också om du arbetar på en byrå. Bara för att du VET att det där upplägget du lagt fram är galet bra, är det inte en självklarhet för kunden att köpa det. Men kanske går det att modifiera så att du får igenom det du tror på, och kunden samtidigt blir nöjd – vilket är en förutsättning för gott samarbete och möjligheter till fler uppdrag i framtiden.
Kreativitet är väl en annan inte helt otippad egenskap du har nytta av i din arbetsroll. För mig behöver också utrymmet för kreativitet struktur, struktur som håller den röda tråden vid liv. Samt hjälper till att hålla check på att balansen mellan vad ni vill förmedla och vad deltagaren förväntar sig är intakt.
När ni väljer eller diskuterar tema för eventet, ta i beaktande att andra (kollegor, kund, byrå) kan ha egna sanningar, värderingar och erfarenheter om idéer som läggs fram. Så var därför tydlig i vad tanken bakom idén är och stäm av med inblandade.
En annan fin idé som jag tänker utifrån är våra fem sinnen. Tilltala deltagarna genom alla de fem sinnena och gärna med en röd tråd genom dem också. Våra fem sinnen är, syn, hörsel, känsla, lukt och smak.
Men oavsett vad, lägg hjärta i eventet – gör det personligt – låt deltagarna känna att de blir sedda och att det är deras event.
Det finns så mycket mer att skriva och säga, men det här är i alla fall några av de delar som jag arbetat och arbetar helhjärtat med när det kommer till möten och event.
Vilka events du har varit på minns du bäst? Varför tror du?
/Rebecca
