Kommunicera mera och på rätt nivå och i rätt ordning
– Att följa med i eller sträva emot utveckling
Vi har biologiska processer som föredrar att hålla fast vid det vi är vana vid. Det som för oss ger trygghet och stabilitet, vi kan säga att det är en typ av överlevnadsstrategi. Samtidigt är du och världen runt omkring dig i ett ständigt sökande efter balans, och därmed i ständig utveckling mer eller mindre. Så istället för att sträva emot den som ett försvar för att behålla det som känns invant och tryggt, kan vi lära oss att ta till verktyg när vi kommunicerar med oss själva och andra i förändringsfrågor, och våga undersöka och fortsätta vägen framåt.
Det jag beskriver och resonerar kring i mina inlägg gäller oavsett vem du är, vad du gör och om du läser i egenskap av privatperson, medarbetare (jobb) eller som ledare och/eller företagare. Principerna är desamma, oavsett om du ska lansera en ny tjänst på arbetet, lösa en konflikt, renovera huset eller springa Midnattsloppet. Vill du skapa en förändring, kommer hur du lägger ditt fokus spela stor roll i hur väl du uppnår målet. Så låt mig summera de tre tidigare inläggen i detta, och ge en mer övergripande helhetsbild av hur jag menar att kraftfullt förändrings-/förbättrings- och utvecklingsarbete kan gå till.
Du ska få utvecklas på det sätt som är tillgängligt för dig och någon annan få utvecklas från just sin utgångspunkt. Kommunikologi* har sin grund i att de ska vara flexibelt. För mig som Kommunikolog ger det mig en stor verktygslåda att använda mig av i möten med olika klienter. Individer som företag. Utgångspunkten tas i varje unik klient. Varje unikt tillfälle. Det är spännande, varierande och flexibelt. Och det blir på dina villkor.
Kommunicerar du på I:a, II:a eller III:e ordningens nivå?
Ber du dina medarbetare, barn, livskamrat eller vän att sluta göra och/eller säga och istället göra och säga annorlunda? Funkar det? Sker någon förändring? Försök till förändring på beteendenivå är både mödosamt, frusterande och sällan så succéartat. För om det var enkelt på beteende nivå, så skulle väl då en rökare kunna sluta röka direkt, en alkoholist lägga bort flaskan på minuten, och en ”latmask” lätt börja och bibehålla träning tre gånger i veckan. Tyvärr fungerar det inte så.
Ta istället intentionen i kikarsiktet och börja där. På andra ordningens kommunikationsnivå (isberget som jag nämnde i det här inlägget och som vi pratar om i Kommunikologi*). Där vi går mer på djupet och på insidan i vad människor har för önskningar och vad de vill åstadkomma med förändringen. Vad ska det leda till? Inte bara i resultat, utan framför allt, i tillstånd. Hur vill jag att det ska kännas när jag har genomfört det där eventet? Och hur tänker jag mig att det ser ut och låter när jag målar upp det i huvudet?
Hur ska det se ut, höras och kännas när företaget går upp på topp tre över bästa servicebolagen i Sverige (målet)? För de som ska genomföra aktiviteterna (arbetsuppgifterna) behöver känna och förstå det som ledningen förmedlar för att det ska bli en kraftfull och effektiv väg framåt. De ska göra jobbet, ledningen står för det strategiska. Det är skillnad och den överbryggningen behöver suddas ut, för att skapa mer gemenskap och förstärka känslan av att ”jag är viktig” för företaget.
Tydliggör och skriv ner intentionen och vad den innebär. Vad är syftet med målet som sätts, vad ska det leda till? Och hur ska det kännas när det uppnås? (Och även tillstånd på vägen dit)
På tredje ordningens kommunikationsnivå har vi presuppositioner och ramar (klicka på länkarna för inlägg om respektive). Dessa är så viktiga att ut röna när intentionen sätts, för att se om det finns förutfattade meningar, värderingar, valda sanningar mm, hos varje individ, som färgar intentionen (syftet) med målet. Beroende på vad jag har med mig i ryggsäcken så kan min sanning vara en helt annan än din. Om dessa värderingar inte lyfts och checkas av, finns det risk att de tar sig uttryck i sidospår från målet, inte samma inställning till mål/tillståndsmål och onödiga konflikter.
Ramarna – Är det tydlig ramsättning för det som ska genomföras? Vilka aktivitetsramar ska vi använda oss av för att nå dit vi önskar, och i vilken ordning och omfattning ska de tillämpas? Som jag skrev i mitt förra inlägg om just ramar, så kan de justeras och tas bort om det finns flexibilitet kring dem. Ramkompetens är en väl användbar och viktig kompetens, oavsett om det gäller ledarskap på jobbet eller i ditt eget liv. En ramkompetens (och förståelse för intentioner och presuppositioner) är inget du bara ha tillgängligt i vissa situationer. Det är kompetens du tar till dig och sedan har med dig och kan tillämpa när än du önskar.
Vi glider också på ramar, medvetet eller omedvetet. Det i sig kan leda till bl. a frustration och ineffektivitet, varpå kunskap om ramar och dess betydelse i förändringsprocesser är värdefull att ha med sig.
När du har ovan två kommunikationsordningarna på plats (intentioner och presuppositioner/ramar) förankrade och avstämda med berörda, då är kommunicerandet av själva ”görandet” (beteende nivån) nästa steg. Det är då viktigt att kommunicera på rätt logiska plan (mer om logiska plan i detta inlägg). Alltså skifta mellan detalj och mer övergripande information beroende på vem som är berörd, samt att kommunikation sker på samma logiska plan med den du talar med. Finns dessa delar på plats, blir det enklare att motivera och sätta upp vad för beteende som önskas (börja 15 min tidigare på morgonen, hålla möten digitalt i stället för IRL, nya teamarbeten mm). Alltså fokus på beteende nivån tas i sista steget, istället för att börja med det. Det ger stor skillnad i en förändring-/utvecklingsprocess.
Två exempel på hur det kan se ut när vi fokuserar på beteendenivå och hur det kan justeras enligt ovan.
Exempel 1.
Karin har de senast veckorna kommit mellan 5-10 minuter försent till ett veckomorgonmöte. Irritation i gruppen har uppstått, då mötesledaren varje gång ställs inför att snabbt repetera vad som sagts i inledningen och mötet tappar fart. Ingen har frågat eller påpekat detta för Karin förrän denna gång.
”- Men snälla Karin, skulle du kunna tänka dig att börja komma i tid till mötet? Din nonchalans i att komma försent varenda gång påverkar alla oss andra här i mötesgruppen!
– Jag ber om ursäkt. Min man har blivit svårt sjuk och hamnat på sjukhus. Vilket gör att jag behöver ta hand om barnen själv. Jag har inget körkort och behöver åka buss till förskolan på morgonen innan jag kan ta en buss hit. Vi bor lite utanför staden, så busskommunikationen gör att jag inte kan vara på plats tidigare. Fastän jag åker väldigt tidigt och springer hit. (börjar gråta)”
Istället för att fråga Karin om hennes anledning till varför hon är sen till så många möten, bedöms hennes agerande, alltså hennes beteende, utifrån en värdering eller vald sanning. En sanning om att hon medvetet struntar i att komma i tid till mötet. När hennes sanning är långt ifrån den och inte alls har med nonchalans att göra. Hennes intention är att lösa sin livssituation så gott hon kan och dessutom hinna till sitt arbete i tid. Hade kompetens om intention och presuppositioner varit på plats, hade en sådan här situation kunnat undgås.
Exempel 2.
Du som förälder eller pedagog.
”- Sitt still vid matbordet har jag sagt 1000 ggr!”
– Vi fokuserar på beteendet direkt. I stället för att ta reda på anledningen till varför barnet inte sitter still, vad är dennes intention med att hoppa runt vid middagsbordet? Kanske är det svårt att sitta still för att det spritter i benen. Då behöver jag som vuxen titta på om jag kan justera ramen för middagsbordet, så att jag slipper tjata på beteendet (som inte ändras) och barnet behöver inte få känslan av att inte duga/passa in i middagsramen. Det blir lugnare och mer förståelse. Så gjorde vi hemma hos oss. Justerade middagsramen med att om det spratt i benen fick de ta en vända i huset (en bit från middagsbordet för att inte störa de som kunde sitta still). Det gav stor mening och gladare middagsstämning.
Lägg också till språk som ett exempel på hur vi ger tydliga eller otydliga mål
”Om vi når 100 medlemskap för träningscentret i oktober…”. Säga ”om” ger utrymme för tolkning att det kanske inte kommer gå. Det kan bidra till känslotillstånd hos medarbetarna som inte leder till målet att sälja 100 medlemskap i oktober uppfylls. Tillståndsmålet (läs mer om vad tillståndsmål innebär här), att känna glädje på vägen (tillståndsmål) kanske besudlas av frustration i otydlighet och känslan av att inte behöva ge allt, för ingen räknar fullt ut med att det ska lyckas. I stället för att exempelvis säga att ”när vi sålt 100 medlemskap i oktober ska vi fira stort på centret”. Det inger en tro om att målet är möjligt och ska tas. Firandet har redan börjat planeras (alltså kan vi inte göra annat än att lyckas) och det blir engagemang och glädje på vägen, alla vill vara med och ta målet och delta på festligheterna.
”Om jag lyckas ta 100 kg i marklyft ska jag fira med att äta på restaurang” – är inte särskilt målbestämt. Testa istället att säga, ”När jag lyckas ta 100 kg i marklyft ska jag fira med att äta på restaurang”. Detsamma gäller om du sätter tidsmål. Var specifik med när målet ska tas och se om du ska dela upp målet bakåt i delmål, för att lätt kunna se om målet är realistiskt eller om det behöver justeras innan du börjar.
Att jobba med SMART:a mål är det många, kanske även du, som har gjort och gör. SMART är ett effektivt verktyg och ännu vassare blir det om du lägger till tillstånd som ska uppnås i resan med SMART. Annars tycker i alla fall jag att något viktigt saknas – eftersom jag tidigare skrivit om att just intention med målet och vad det ska leda till, både i (känslo)tillstånd och resultatmålet, har en viktig och kraftfull roll i processen.
Ha tålamod, förståelse och zooma ut/in
Ha tålamod, ibland går förändring fort, ibland tar det längre tid. Undvik att sätta en bestämd åsikt om hur länge det ska ta. Det vet du inte säkert, så låt inte det bli en begränsning mot målet. Samma är det med att använda uttryck som ”så här är det”. Då förmedlas att inget utrymme för påverkan finns och det är bara att rätta sig i ledet. Det om något kan döda kreativitet och positiva känslotillstånd hos människor. Kanske får det människor som är en tillgång till företaget att leta sig bort därifrån.
Förståelse för och ödmjukhet i att alla inte tycker som dig. Och det är bra. Då har du och ni chans att vässa vägen till målet än mer. Det är också inte alla som står och hoppar av glädje när en ny förändring (igen) ska förverkligas. Vi har alla olika ryggsäckar med erfarenheter, värderingar och valda sanningar om saker och ting. Var ödmjuk inför det och våga stå kvar och ta reda på mer. Bara för att du som ledare möts med motstånd, behöver inte det betyda att medarbetarna vill sträva emot. Det kan bero på t ex. rädsla och otrygghet inför den nya informationen om företagets mål framåt. Se till att du gör det du kan för att involvera och förstå alla medarbetare. Det är ofta det är glapp mellan företagsledning och medarbetarna som ”gör jobbet”. Den kombinationen blir sällan bra i ett företags väg framåt. Hög personalomsättning, sjukfrånvaro och allmänt missnöje är några av kvittona på att en företagsmiljö inte mår bra. Jag vill vara med och skapa mer hållbara individer, ledare och team – vilket leder till mer välmående och produktiva företag.
Zooma ur, se möjligheter och våga gå utanför de ramar ni är vana vid, om det ska diskuteras en ny vision. Kan den uppnås på ett sätt som är annorlunda och väcker engagemang och kreativitet hos medarbetarna. Just genom att börja med vad intentionen med förändringen är och förankra den väl i hela organisationen. Ta sedan tid till att undersöka de ramar som finns inom företaget. Vad gäller i ramarna för påverkan, ansvar, tid, möten osv. Vet medarbetarna tydligt vad som gäller för vardera ram och vilka ramar behöver justeras för att skapa en bättre och mer hållbar arbetsmiljö för alla inblandade? Studera om det finns valda sanningar, värdering mm som omedvetet kan komma att påverka effekten av och arbetet med intentionen och er vision (mål).
När tydligt och uttalad intention finns på plats, och den har fått ta sig genom hela organisationen, tillsammans med arbetet att finna ut eventuella hinder som ligger i ramar och presuppositioner, ja då har ni skapat en stark grund för att nå visionen. Med tydliga delmål på vägen, är det också enklare att stämma av om det ni gör stämmer mot tidigare satt intentionen och tillståndsmål.
Är det dåligt med obalans?
Det är HELT OK att vara i obalans. Det jag vill hjälpa dig och andra med är att träna sig i att bli medveten om när du/ni hamnar och är i obalans, och hur vi kan försöka hitta tillbaka till balans. Det handlar inte om att bli perfekt och alltid vara i balans, det är en utopi i min mening. Att sträva efter perfektion (på ännu en punkt) leder snarare till stress och obalans. Så gör det med en varm och tillgänglig intention för dig själv.
Om du vill testa något nytt än det du gör idag och som du inte tycker fungerar särskilt bra. Då kan du testa det här upplägget. Pröva kanske först med dig själv och sedan i en situation på arbetet. Ny information ska integreras så ta det i omgångar och börja testa i liten skala.
Förhoppningsvis märker du att det händer något intressant och spännande. Jag finns här om du vill få mer stöd och hjälp i att arbeta och agera på det här sättet. Jag vill bidra till att bredda din kommunikativa kompetens. Både med dig själv och med andra.
Allt är precis som vanligt
När vi tycker att något suger vår energi, och ändå inget säger. Brist på intention och uttalade presuppositioner i en mötesram, med otydlig ramsättning.
Hands up till dig som suttit på måndagsmöten (eller annan dag för ”bygga-energi-möte) och redan på söndagen haft ångest för mötet. Istället för att ge energi, tar det energi. Chefen håller inte agendan och det drar ut på tiden. Kanske en uppläxning av säljkåren inför alla andra på mötet (tekniker, admin och marknadsförare) och peppen inför ny vecka med nya möjligheter hoppade ut genom fönstret. Mötet upprepar sig måndag efter måndag.
”Du är inte bara ansvarig för vad du säger, utan även för det du inte säger.” – Väl sagt av Martin Luther King Jr. Om vi önskar en förändring behöver du och jag och andra ta ansvar för att förmedla det vi tänker. Vi kan inte gå runt och förvänta oss att andra är tankeläsare. Säger vi inget, kan vi heller inte klaga på att ingen förändring sker. Så ”speak out”!
Det är där det börjar och vad som händer sedan beror på hur vi kommunicerade önskan om förändring och vad vi möter för gensvar. Men då har vi ändå satt bollen i rullning, oavsett vad den rullar vidare i.
Ursäkta röran – stängt för ombyggnad och utveckling
Nya intryck på utsidan skapar ibland kaos på insidan
Jag behöver ha förståelse för mig själv och för andra människor, att vi inte alltid möter förändring med öppna armar. Det som kommer till oss i kommunikation med omvärlden kan skapa kaos inuti oss. Det är ovant, otryggt och kanske inte greppbart. När vi efter ett tag kan börja sortera och bilda oss en uppfattning om hur det nya kan komma att se ut och vad min roll blir i det, blir det mer hanterbart att ta i förändringen. Tills det tillståndet kommer finns det goda skäl att vara lyhörd, finnas där med svar på frågor och tydligt vara den trygga hamnen.
Som att vi likt en butik behöver stänga för ombyggnad för att ordna upp den nya röran – är vi också människor ibland i behov av att stänga för ombyggnad och utveckling i vårt varande och tänkande. Och i min mening, skulle vi behöva ta oss mer tid till att göra det.
Tips!
– Lägg själv märke till hur du kommunicerar. På jobbet och hemma. Är det på beteendenivå du försöker skapa förändring? När du sätter upp mål för dig själv eller i företaget. Pratar du ”om” ni lyckas eller ”när” ni lyckas?
– Ta en stund för dig själv. Andas medvetet in och ut genom näsan. Lägg märke till hur det känns i kroppen. Gå igenom kroppsdel för kroppsdel. Övningen skapar självreflektion och ger dig signaler på vad din insida förmedlar till dig. Vi är större delen av tiden på den ”yttre banan”, där vi tar emot enormt mycket intryck hela tiden. Men vad säger din insida?
Hoppas dessa första fyra inlägg har gett mening till dig. Om du funderar på något får du gärna kommentera. Vill du veta mer och hur jag skulle kunna hjälpa dig eller/och företaget, så du varmt välkommen att maila mig på [email protected] alt. ring 0709-62 62 90.
Tack för nu! 🙂
/Rebecca
* Kommunikologi är en tvärdiciplinär metadiciplin. Det är ett kunskapsområde inom förändrings- och utvecklingsprocesser.
Definitioner av Kommunikologi
– Studiet om det som är gemensamt i förändrings- och utvecklingsprocesser.
– Studier av struktur och dynamik i kommunikation och förändring när all upplevelse och allt beteende är valt, definierat, beskrivet och förstått som kommunikation.
Vill du veta mer? Kontakta mig på [email protected] eller gå in på någon av dessa sidor för att få veta mer och hitta utbildningar. Skandinaviska institutet för Kommunikologi eller Kommunikologcenter Hammarbysjöstad
